Übertragung bestimmter Dokumente

Gehen Sie auf „Dienste“ und wählen Sie „Übertragung des Safes verwalten“.

Die Standardoption ist „Meine Dokumente übertragen“. Diese Option ist automatisch aktiviert, wodurch Sie alle Ihre in Ihrem Safe befindlichen Dokumente an Ihre Erben übertragen. Sie können natürlich beschließen, diese Option zu deaktivieren, sodass Ihre Erben keines Ihrer Dokumente über Izimi erhalten.

Sie haben die Möglichkeit, nicht den gesamten Inhalt Ihres Safes, sondern nur bestimmte Dokumente an Ihre Erben zu übertragen.

Gehen Sie dazu im Menü unten auf „Bestimmte Dokumente“ und anschließend auf „Dokumente auswählen“:

Wählen Sie die gewünschten Dokumente aus und klicken Sie auf „Speichern“:

Dadurch werden an Ihre Erben nur bestimmte Dokumente und nicht der gesamte Inhalt Ihres Safes übertragen.

Übertragung bestimmter Dokumente an bestimmte Kontakte

Sie können die Übertragung des Inhalts Ihres Safes nach Ihrem Ableben noch weiter spezifizieren. So können jetzt auch bestimmte Dokumente an bestimmte Kontakte übertragen werden. Wir möchten Sie jedoch darauf hinweisen, dass es das Gesetz verlangt, dass alle ausgewählten Dokumente auch an Ihre Erben übertragen werden. Somit werden alle Dokumente, die Sie für Ihre Kontakte ausgewählt haben, auch immer an Ihre Erben übertragen.

Klicken Sie auf „+ eine Übertragung hinzufügen“:

Wählen Sie danach den Izimi-Kontakt aus, an den Sie etwas aus Ihrem Safe übertragen möchten.

Wählen Sie für jeden Izimi-Kontakt den anzuwendenden Parameter aus: Übertragung des gesamten Safes oder bestimmter Dokumente.

Wenn Sie „bestimmte Dokumente“ auswählen, müssen Sie in der sich öffnenden Dokumentenliste die Dokumente auswählen, die Sie an diesen bestimmten Kontakt übertragen möchten. Sollten Sie in dieser Liste ein Dokument auswählen, das Sie noch nicht für Ihre Erben ausgewählt hatten, erscheint eine Benachrichtigung, die besagt, dass dieses Dokument auch automatisch an Ihre Erben übertragen wird. Es ist gesetzlich vorgeschrieben, dass Sie dieses Dokument ebenfalls an Ihre Erben übertragen.

Auf dem Startbildschirm sehen Sie immer eine Übersicht über Ihre Übertragungen im Safe:

Wenn Sie eine Übertragung aus Ihrem Safe an einen Kontakt löschen möchten, müssen Sie diese Übertragung aufrufen und auf die drei Punkte oben rechts klicken:

Gemäß der Grundverordnung der EU über den Datenschutz und den Schutz personenbezogener Daten, auch als Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bekannt, dürfen personenbezogene Daten nicht länger als notwendig zu den Zwecken, zu denen sie erfasst wurden, aufbewahrt werden.

Folglich kann der Arbeitgeber Verwaltungsdaten über Abwesenheiten bis zu zwei Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahren.

Es können jedoch Ausnahmeregelungen bestehen. Wenden Sie sich deshalb im Zweifelsfall am besten an Ihr Sozialsekretariat.

Wie lange kann der Arbeitsarzt Dokumente aufbewahren?

Der Arbeitsarzt bewahrt folgende Dokumente auf:

• Akten nach einer terminlich vereinbarten ärztlichen Untersuchung für eine Dauer von maximal sechs Monaten.
• medizinische Akten für eine Dauer von maximal fünfzehn Jahren, außer bei einer Berufskrankheit. Im Fall einer Berufskrankheit kann der Arzt die Daten länger aufbewahren. Für nicht medizinische Akten gilt eine maximale Dauer von zwei Jahren.

Akten über eine Wiedereingliederung können vom Sozialarbeiter bis zu 15 Jahre lang aufbewahrt werden.

Weitere Informationen über alle Daten, die Sie als Arbeitgeber aufbewahren müssen: Wie lange muss ein Arbeitgeber Daten aufbewahren? 

Als allgemeine Richtlinie gilt, dass Unterlagen und Dokumente, die ein Hypothekendarlehen betreffen, maximal fünf Jahre (ab Ende der Laufzeit Ihres Kredits) aufbewahrt werden müssen. Dieser Zeitraum von fünf Jahren findet auch auf die Rechnungen und Honorare Ihres Notars Anwendung. Auch wenn die Laufzeit Ihres Kredits abgelaufen ist.

Ein ähnlicher Aufbewahrungszeitraum gilt für Mietverträge (Wie lange muss ich einen Mietvertrag aufbewahren? )

Und wie lange muss ich meine Versicherungsunterlagen aufbewahren?

Wie auch alle Unterlagen, die Ihre Hypotheken betreffen, müssen Sie Ihre Versicherungsunterlagen so lange aufbewahren, wie sie zweckdienlich sind. Mit anderen Worten: solange die Versicherung oder ein Erstattungsverfahren läuft, plus fünf Jahre.

Das dürfen Sie nicht vergessen:

• mögliche Ergänzungen oder Änderungen;
• Sonderbedingungen;
• Zahlungsmodalitäten einer Lebensversicherung;
• Todesfallversicherung mit steuerlicher Abzugsfähigkeit;
• oder Kapitalauszahlung.

Hinweis: Wussten Sie schon, dass Sie selbst nach Ablauf eines Versicherungsvertrags noch eine Schadenersatzforderung einreichen können? Voraussetzung: Ihr Schadensfall ist während der Vertragslaufzeit eingetreten.

Sowohl als Vermieter als auch als Mieter müssen Sie einen Mietvertrag ab Beendigung des Mietverhältnisses fünf Jahre lang aufbewahren. Außerdem müssen Sie nicht nur den Mietvertrag selbst, sondern auch die damit verbundenen Unterlagen aufbewahren:

● die Bestandsaufnahme

● den Nachweis für die Zahlung der Mietgarantie

● eine Kopie des Kündigungsschreibens, mit Empfangsbestätigung

● vorzugsweise auch die Nachweise für die Zahlung der Mietgarantie und der monatlichen Mieten

Sie haben somit im Fall eines Rechtsstreits alle erforderlichen Dokumente bei der Hand. Nach fünf Jahren läuft der Zeitraum, in dem noch eventuelle Schulden eingefordert werden können, aus, und Sie können über die Dokumente verfügen.

Eine ähnliche Aufbewahrungsfrist findet auf Hypothekenunterlagen Anwendung (Wie lange muss ich Unterlagen aufbewahren, die meine Hypotheken betreffen?)

Suchen Sie einen praktischen digitalen Safe, um solche Dokumente aufzubewahren? Verwenden Sie unseren digitalen Izimi-Safe

Registrierung eines Mietvetrags

Vergessen Sie als Vermieter nicht, dass Sie den Mietvertrag innerhalb von zwei Monaten nach dessen Unterzeichnung registrieren lassen müssen. Sie haben folgende Möglichkeiten, um diese Registrierung vorzunehmen:

• online, über die MyRent-App
• oder im lokalen Büro für Rechtssicherheit, das für den Standort des Mietobjekts zuständig ist

Sie müssen auch die Bestandsaufnahme registrieren lassen, jedoch haben Sie dafür zwei Monate mehr Zeit. Beide Registrierungen sind gebührenfrei.

Die Aufbewahrungsfrist Ihrer Rentenübersicht ist eng mit der Aufbewahrungsfrist Ihrer Lohnabrechnungen verbunden. Das liegt auf der Hand, denn die Berechnungsmethode basiert zum Teil auf dem bezogenen Lohn. Jedoch gibt es unterschiedliche Berechnungsmethoden, denn in Belgien bestehen verschiedene Pensionsregelungen (Lohnempfänger, Selbstständige, Beamte oder gemischte Laufbahn).

Ihre monatlichen Lohnabrechnungen sind 10 Jahre lang aufzubewahren, Ihre jährlichen Lohnabrechnungen und der jährliche Auszug des Föderalen Pensionsdiensts (Ihre Rentenübersicht) bis zu Ihrer Versetzung in den Ruhestand. Auf diese Weise können Sie gegebenenfalls bei einer falschen Berechnung zweckdienliche Dokumente vorlegen.

Sie können alle diese Dokumente in Papierform, aber auch in Ihrem kostenlosen digitalen Izimi-Safe aufbewahren.

Manche Dokumente müssen ein Leben lang aufbewahrt werden, z.B. Diplome, Bescheinigungen und Befähigungsnachweise. Auf dem Portal über das Unterrichtswesen in der Föderation Wallonie-Brüssel wird den Schülern nahegelegt, Ihre Noten, Klausuren und Zeugnisse bis zum Erhalt ihres Abschlusszeugnisses der verschiedenen Schulabschnitte aufzubewahren, denn nimmt der allgemeine Inspektionsdienst eine Prüfung vor, müssen die Schüler in der Lage sein, diese Dokumente vorzuweisen.

Auch das sollten Sie besser wissen: Wenn Sie nicht mehr in Besitz dieser offiziellen Dokumente sind, und Sie benötigen offizielle Duplikate dieser Dokumente, dann kann das sehr teuer werden, denn die Verwaltungsgebühren betragen 50 Euro.

Um diese Unannehmlichkeiten und ärgerlichen Behördengänge zu vermeiden, oder um einfach immer und überall diese Dokumente zur Hand zu haben, auch zum Beispiel bei einem unvorhergesehenen Vorstellungsgespräch, können Sie sie in digitaler Form in einem gesicherten digitalen Safe speichern.

Das bietet Ihnen Izimi. Dank dieser digitalen Plattform können Sie alle Dokumente aus Ihrer Schul- und Ausbildungszeit sicher und zentralisiert aufbewahren und sie wann immer Sie es wollen und mit wem Sie es wollen teilen.

Als Angehöriger sind Sie verpflichtet, die Verwaltungsangelegenheiten einer nahestehenden Person, die verstorben ist, zu regeln. Dazu zählen auch deren Unterlagen. Einige Unterlagen müssen für einen Zeitraum aufbewahrt werden, der weit über die Regelung eines Nachlasses hinausgeht. Andere Unterlagen haben hingegen einen emotionalen Wert und können als Andenken aufbewahrt werden.

Aufbewahrungsfristen für Dokumente eines Verstorbenen

Ein Testament (Wie lange muss ich ein Testament aufbewahren?), Schenkungen und sonstige notarielle Urkunden sowie damit verbundene Dokumente, die sich auf einen Nachlass beziehen, sind vorzugsweise ein ganzes Leben lang aufzubewahren. Auf diese Weise vermeiden Sie Erbstreitigkeiten.

Es ist auch ratsam, ein Heirats- oder Familienbuch oder eine Scheidungsvereinbarung aufzubewahren, insbesondere, wenn es sich bei dem/bei der Verstorbenen um Ihren Partner/Ihre Partnerin und bei den Dokumenten um Unterlagen handelt, die auch Sie betreffen.

Rechnungen öffentlicher Dienste (zum Beispiel für Wasser und Strom) sind fünf Jahre lang aufzubewahren. Dies liegt darin begründet, dass die Unternehmen noch bis zu fünf Jahre nach dem Ableben von den Erben die Zahlung eventueller Schulden fordern können. Es ist ferner empfehlenswert, wichtige Dokumente wie Bankunterlagen, Arbeitsverträge und Lohnabrechnungen mindestens fünf Jahre lang aufzubewahren.

Ein geeigneter Ort für die Aufbewahrung wichtiger Dokumente in digitaler Form ist ein digitaler Safe.

Eine notarielle Urkunde ist eine offizielle rechtliche Urkunde, die von einem Notar aufgesetzt und unterzeichnet wird, wodurch sie Authentizität erhält.

Das Original der Urkunde wird „Urschrift“ genannt. Sie wird vom Notar aufbewahrt und in der Bank für notarielle Urkunden (NABAN) registriert. Die Parteien erhalten beglaubigte Abschriften, die je nach Fall auch Ausfertigungen oder Hauptausfertigungen genannt werden.

Jeder Notar muss alle Urkunden, die er beurkundet hat, sowie alle Urkunden, die seine Vorgänger im selben Notariatsbüro beurkundet haben, 75 Jahre lang aufbewahren. Danach muss er Sie im Allgemeinen Staatsarchiv hinterlegen.

Sie bewahren demnach nicht selbst Ihre Urkunden auf, sondern lediglich die Kopien, die Sie vom Notar erhalten. Izimi ermöglicht Ihnen jetzt einen direkten Zugriff auf alle Urkunden, die seit 2015 in NABAN registriert worden sind. Dadurch ist es nicht mehr erforderlich, dass Sie Ihre Kopien in Papierform aufbewahren oder sich an Ihren Notar wenden, um eine Kopie zu erhalten.

Eine privatschriftliche Urkunde ist eine Vereinbarung oder eine schriftliche Erklärung, die nach deren Aufsetzung von zwei Parteien unterzeichnet wird. Es handelt sich um das Pendant zu einer authentischen Urkunde, die meist von einem Notar aufgesetzt wird. In letzterem Fall spricht man auch von einer notariellen Urkunde.

Gesetzlich betrachtet ist jede Art von schriftlichem Vertrag, den Personen einvernehmlich vereinbaren und unterzeichnen, eine privatschriftliche Urkunde. Ein hierfür typisches Beispiel ist der Mietvertrag, den ein Vermieter mit einem Mieter abschließt. Für eine privatschriftliche Urkunde gelten keine spezifischen Formbedingungen. Sie können somit auch eine privatschriftliche Urkunde verwenden, um formell viele unterschiedliche Dinge festzustellen.

Eine privatschriftliche Urkunde besitzt auch Beweiskraft, aber in geringerem Maße als eine authentische Urkunde. Im Fall eines Verstoßes gegen die Vereinbarungen einer privatschriftlichen Urkunde müssen Sie sich zunächst an einen Richter wenden.

Privatschriftliche Urkunden im Überblick:

• schriftliche Vereinbarung oder schriftlicher Vertrag;
• wird von den betroffenen Parteien aufgesetzt und unterzeichnet;
• keine Formbedingungen; kann verschiedentlich verwendet werden;
• wird nicht von einem Notar oder einem anderen zuständigen Beamten bestätigt oder genehmigt;
• besitzt vor einem Gericht Beweiskraft, aber in geringerem Maße als eine notarielle oder andere authentische Urkunde.

Eine notarielle Urkunde ist ein Dokument, das von einem Notar aufgesetzt und anschließend in dessen Anwesenheit von den betroffenen Parteien, die in der Urkunde erwähnt werden, unterzeichnet wird. Die notarielle Urkunde ist die geläufigste Form der authentischen Urkunde, wobei die beiden Begriffe im Volksmund häufig gleichbedeutend verwendet werden.

Wie jede authentische Urkunde dient auch die notarielle Urkunde als Nachweis für eine Vereinbarung. Gängige Beispiele für notarielle Urkunden sind die vorläufige Verkaufsvereinbarung für eine Wohnung und der Ehevertrag. Eine notarielle Urkunde wird immer in festgelegter Form aufgesetzt und ist für bestimmte Transaktionen vorgeschrieben. Nach der Unterzeichnung oder Beurkundung einer notariellen Urkunde lässt der Notar die betreffende Urkunde beim zuständigen Registrierungsamt registrieren. Nach der Registrierung ist die Urkunde offiziell vollständig.

Eine notarielle Urkunde hat aufgrund ihrer offiziellen Form und der von einem Notar vorgenommenen zusätzlichen Überprüfungen eine stärkere Beweiskraft als eine einfachere privatschriftliche Urkunde. Die Bestimmungen einer notariellen Urkunde können deshalb ein wenig leichter durchgesetzt werden. So können Sie für die Eintreibung ausstehender Schulden, denen eine notarielle Urkunde zugrunde liegt, die Urkunde direkt von einem Gerichtsvollzieher vollstrecken lassen, ohne vorher den Weg über ein Gericht gehen zu müssen.

Die notariellen Urkunden im Überblick:

• aufgesetzt von einem Notar;
• gelesen und unterzeichnet (oder „beurkundet“) in Anwesenheit des Notars;
• in einigen Fällen, z.B. beim Kauf einer Wohnung, vorgeschrieben;
• besitzt eine stärkere Beweiskraft als eine privatschriftliche Urkunde.

Eine authentische Urkunde ist ein Dokument, das von einem zuständigen Beamten (oftmals ein Notar) aufgesetzt und anschließend in dessen Anwesenheit von den betroffenen Parteien unterzeichnet wird. Die Begriffe „authentische Urkunde“ und „notarielle Urkunde“ werden häufig gleichbedeutend verwendet, obwohl unter einer authentischen Urkunde auch Urkunden zu verstehen sind, die zum Beispiel von einem Gerichtsvollzieher oder dem Greffier eines Gerichts aufgesetzt werden.

Authentische Urkunden dienen als offizieller Nachweis für ein Abkommen, z.B. ein Ehevertrag oder eine vorläufige Verkaufsvereinbarung für eine Wohnung. Sie werden in einer festgelegten Form aufgesetzt und enthalten auch immer mehrere vorgeschriebene Elemente wie die Identität der betroffenen Parteien.

Die Beweiskraft einer authentischen Urkunde ist stärker als die einer Urkunde, die von Parteien einvernehmlich aufgesetzt wird (privatschriftliche Urkunde). Die Anwesenheit des Notars oder eines anderen Beamten bei der Unterzeichnung (in der Rechtssprache auch „Beurkundung“) der Urkunde garantiert, dass Sie in einem Streitfall eine authentische Urkunde direkt von einem Gerichtsvollzieher vollstrecken lassen können, ohne dass Sie vorher den Weg über ein Gericht gehen müssen.

Die wichtigsten Eigenschaften einer authentischen Urkunde im Überblick:

• aufgesetzt von einem gesetzlich zuständigen Beamten (meist von einem Notar);
• gelesen und unterzeichnet (oder „beurkundet“) in Anwesenheit des Notars oder eines anderen zuständigen Beamten;
• häufig verwendet für wichtige Vorhaben wie den Kauf eines Hauses;
• besitzt eine stärke Beweiskraft als eine privatschriftliche Urkunde.

DAS IST JETZT MÖGLICH!

In der Tat können Sie von nun an auch Kopien von authentischen Urkunden gesichert mit Ihren Kontakten, darunter auch mit dem Notariatsbüro, teilen – unkompliziert, einfach und sicher.

1. Sie hatten bislang bereits die Möglichkeit, von Ihrem persönlichen Safe aus (in der Rubrik „Dienste“) eine Ihrer Urkunden über einen Link zu dieser in NABAN (der Bank für notarielle Urkunden) gespeicherten Urkunde abzurufen. Da es sich jedoch bei dieser Option lediglich um einen Link und nicht um ein Dokument handelt, ist es nicht möglich, dieses Dokument zu teilen oder es bei einer Übertragung des Safes aufgrund eines Ablebens zu übertragen.
2. Eine zweite Option ermöglicht Ihnen, in NABAN eine Kopie der Urkunde zu erstellen und diese in Ihren persönlichen Izimi-Safe hochzuladen. Sie erhalten dadurch ein Dokument, das geteilt und übertragen werden kann. Beachten Sie jedoch, dass es sich dabei um eine Kopie und nicht um eine authentische Urkunde handelt.

 Weitere Informationen unter „Warum ein Dokument beglaubigen lassen“?

Besitzen Sie Ihr eigenes Unternehmen? Dann sind Sie gesetzlich verpflichtet, alle für Ihre Steuer- und Mehrwertsteuererklärung nützlichen Buchhaltungsunterlagen aufzubewahren. Viele von ihnen können sowohl in Papierform als auch in digitaler Form aufbewahrt werden. Die wichtigste gesetzliche Vorschrift lautet, dass sie stets in Belgien und in einer lesbaren Form verfügbar sein müssen.

Sie müssen immer die Originale der „gesetzlichen“ Bücher aufbewahren. Dazu zählen:

• das Hauptbuch
• das Inventarbuch
• das Sammelbuch

Außerdem ist die Aufbewahrung der Nachweise bei weitem die wichtigste Aufgabe im Rahmen Ihrer buchhalterischen Pflichten. Bei den Nachweisen handelt es sich insbesondere um Ihre Rechnungen, Ihre Kontoauszüge und sonstige Dokumente, mit denen Sie die Transaktionen in Ihren gesetzlichen Büchern nachweisen können. Für den Fiskus können Sie auch Kopien der Buchhaltungsunterlagen aufbewahren, z.B. eine Fotokopie, die Sie in digitaler Form speichern. Das kann beispielsweise auf Ihrem Computer oder als Sicherheitskopie auf einer externen Festplatte geschehen.

Zahlreiche Buchhaltungssoftwares bieten im Übrigen auch die Möglichkeit, Ihre Dokumente online, in einer Cloud, zu speichern. Für Ihre innere Ruhe können Sie Ihre wichtigsten Dokumente auch ganz sicher in Ihrem persönlichen Izimi-Safe speichern.

Die Aufbewahrungsfrist Ihrer Rentenübersicht ist eng mit der Aufbewahrungsfrist Ihrer Lohnabrechnungen verbunden. Das liegt auf der Hand, denn die Berechnungsmethode basiert zum Teil auf dem bezogenen Lohn. Jedoch gibt es unterschiedliche Berechnungsmethoden, denn in Belgien bestehen verschiedene Pensionsregelungen (Lohnempfänger, Selbstständige, Beamte oder gemischte Laufbahn).

Ihre monatlichen Lohnabrechnungen sind 10 Jahre lang aufzubewahren, Ihre jährlichen Lohnabrechnungen und der jährliche Auszug des Föderalen Pensionsdiensts (Ihre Rentenübersicht) bis zu Ihrer Versetzung in den Ruhestand. Auf diese Weise können Sie gegebenenfalls bei einer falschen Berechnung zweckdienliche Dokumente vorlegen.

Sie können alle diese Dokumente in Papierform, aber auch in Ihrem kostenlosen digitalen Izimi-Safe aufbewahren.

Mehrwertsteuerquittungen und Kassenzettel müssen für den Fiskus 7 Jahre lang aufbewahrt werden. Dies besagen die Vorschriften der FÖD Finanzen in Bezug auf die Aufbewahrungspflicht. Kommen Sie dieser Aufbewahrungspflicht nach, haben Sie bei einer Steuer- oder Mehrwertsteuerprüfung nichts zu befürchten. Bewahren Sie Ihre Quittungen hingegen nicht auf und können Sie Ihre Quittungen auf Verlangen des Steuerprüfers nicht vorweisen, dann besteht nicht nur die Gefahr, dass Ihnen eine Geldstrafe auferlegt wird, sondern auch, dass Ihre Kosten nicht anerkannt werden.

Hinweis: Die Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren beginnt am 1. Januar des Jahres, der dem Jahr des Kontenabschlusses folgt. Eine im März 2022 ausgestellte Mehrwertsteuerquittung muss demnach bis Dezember 2029 aufbewahrt werden.

Wie bewahre ich meine Quittungen auf?

Sie müssen nicht unbedingt die Originalquittungen aufbewahren. Sie können auch auf Ihrem Computer, auf einer externen Festplatte oder über einen Cloud-Dienst eine digitale Kopie Ihrer Quittungen speichern.

Achten Sie immer darauf, dass Sie über eine Sicherheitskopie Ihrer Quittungen verfügen, denn als Unternehmer müssen Sie sie bei einer Steuerprüfung vorweisen können, auch wenn Sie nicht mehr in Besitz der Originale Ihrer Mehrwertsteuerquittungen oder Kassenzettel sind. Zahlreiche Online-Buchhaltungssoftwares bieten Ihnen die Möglichkeit, eine digitale Kopie Ihrer Quittungen zu speichern, damit Sie Ihren gesetzlichen Pflichten unmittelbar nachkommen können.

Alle Unternehmer müssen ihre Buchhaltungsunterlagen und Dokumente, die ihre Buchhaltung betreffen, sieben Jahre lang aufbewahren, denn in diesem Zeitraum kann eine Steuer- oder Mehrwertsteuerprüfung vorgenommen werden.

Dieser Zeitraum von 7 Jahren beginnt nach dem Besteuerungszeitraum, auf den sich das betreffende Buchhaltungsdokument bezieht. Eine im April 2022 ausgestellte Mehrwertsteuerquittung muss demnach bis Dezember 2029 aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren gilt für alle gesetzlich vorgeschriebenen Bücher sowie für alle Nachweise Ihres Unternehmens wie Rechnungen und Gutschriften.

Wenn Sie Ihrer Rechnungslegungspflicht nicht mit Sorgfalt nachkommen und Dokumente fehlen, können die Steuerbehörden gegen Sie und Ihr Unternehmen eine Geldstrafe verhängen.

Interne Dokumente unterliegen einer dreijährigen Aufbewahrungspflicht. Es handelt sich dabei um Dokumente, die in Bezug auf die Steuern oder die Mehrwertsteuer keinerlei Beweiskraft haben und nur für den internen Gebrauch bestimmt sind.

Erfahren Sie hier, wie Sie Ihre Buchhaltungsunterlagen sicher aufbewahren können.

Aufbewahrung sonstiger Dokumente

Neben Ihren Buchhaltungsunterlagen müssen Sie auch andere Geschäftsdaten und -dokumente, die Ihr Unternehmen betreffen, aufbewahren. Hier erfahren Sie, um welche Dokumente es sich dabei handelt und wie lange Sie sie aufbewahren müssen.

In Belgien müssen Sie Ihre Steuerunterlagen sieben Jahre lang aufbewahren. Zu den Steuerunterlagen zählen alle Dokumente, die Ihre Steuererklärung betreffen:

• (Kopie) Ihrer Einkommenserklärung
• Gehaltsabrechnungen
• Rechnungen
• Bescheinigungen

Wussten Sie schon, dass Sie Ihre Gehaltsabrechnungen 10 Jahre lang aufbewahren müssen? Wie lange muss ich Lohnabrechnungen aufbewahren?

myMinFin: ein praktisches Portal für Ihre Steuern und vieles mehr

Die öffentlichen Behörden haben das gesicherte elektronische Portal myMinFin geschaffen. Ziel dieses Portals ist es, dass alle Bürger, Beamte und Unternehmen Zugang zu ihrer Akte des FÖD Finanzen (Steuerinformationen und Dokumente) erhalten und mit dem FÖD Finanzen in Interaktion treten können.

Wenn Sie einen sicheren Ort suchen, um Ihre elektronischen Dokumente (z.B. Ihre Steuerunterlagen) aufzubewahren, dann können Sie einen digitalen Safe wie Izimi verwenden. [LINK zu Frage 20 „Wie funktioniert Izimi?“].

Es ist schwierig, eine genaue Auflistung darüber zu liefern, wie lange die verschiedenen Verwaltungs- und Steuerunterlagen aufbewahrt werden müssen. Um sicher zu gehen, sollten Sie Ihre Steuerunterlagen und Rechnungen im Durchschnitt 10 Jahre lang aufbewahren.

Es besteht jedoch eine Ausnahme: Verwaltungs- und Steuerunterlagen, die sich auf Immobilien beziehen, müssen mindestens 15 Jahre lang aufbewahrt werden.

Wenn Sie als Privatperson etwas gekauft haben, ist es immer ratsam, die entsprechende Rechnung aufzubewahren. Auf diese Weise besitzen Sie einen Nachweis, sollte im Nachhinein mit dem gekauften Produkt oder der verrichteten Arbeit ein Problem auftreten.

Im Prinzip können Sie Rechnungen und sonstige Zahlungsnachweise bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist verwenden. Gemäß allgemeiner Richtlinie des FÖD Wirtschaft ist es jedoch ratsam, ungeachtet der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist der jeweiligen Rechnung alle Rechnungen zehn Jahre lang aufzubewahren.

Für Unternehmen gilt eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung aus- und eingehender Rechnungen.

Gesetzlich empfohlene Aufbewahrungsfrist

• 1 Monat

  • Kassenzettel für kleinere Beträge.

• 6 Monate

  • Restaurant- und Hotelrechnungen (es sei denn, Sie verwenden diese Rechnungen für Ihr Unternehmen zu steuerlichen Zwecken als abzugsfähige Ausgaben).

• 1 Jahr

  • Rechnungen für Transporte und Gerichtsvollzieherkosten.

• 2 Jahre

  • Kaufrechnungen, zum Beispiel für elektronische Geräte, Haushaltsgeräte und Möbel. Diesbezüglich haben Sie als Verbraucher Anrecht auf eine gesetzliche Garantie von zwei Jahren.
  • Rechnungen für Gas, Wasser, Strom, Internet und sonstige Dienstleistungen.
  • Rechnungen über angefallene Krankheitskosten.

• 5 Jahre

  • Rechnungen von und Honorare für Notare sowie Honorare für Rechtsanwälte.
  • Bankunterlagen und -rechnungen.

• 10 Jahre

  • Rechnungen und damit in Zusammenhang stehende Dokumente für Immobilien, Unternehmer und Architekten.

Für Ihre Steuererklärung wichtige Rechnungen (zum Beispiel für einen Kauf, der Anrecht auf eine Steuerermäßigung gibt) müssen mindestens 7 Jahre lang aufbewahrt werden. Auf diese Weise haben Sie bei einer Steuerprüfung immer ausreichende Nachweise. Bewahren Sie wichtige Rechnungen problemlos in Ihrem persönlichen Izimi-Safe auf.

Rechnungen müssen aus steuerlichen und buchhalterischen Gründen sorgfältig aufbewahrt werden. Es kann jedoch schwierig sein, Rechnungen mehrere Jahre lang aufzubewahren, ohne dass man sie vielleicht eines Tages verlegt …

Die gesetzlich empfohlene Aufbewahrungsdauer hängt von der Art der Rechnung ab. Hier einige Beispiele:

• 1 Jahr für Telefonrechnungen

• 2 Jahre für Rechnungen, die kleinere Arbeiten betreffen

• 5 Jahre für Rechnungen für Strom, Gas und Wasser

• 10 Jahre für Rechnungen für Rohbauarbeiten

Rechnungen für den Kauf und/oder die Reparatur von Fahrzeugen müssen so lange aufbewahrt werden, wie das Fahrzeug Ihnen gehört (zwei weitere Jahre, wenn das Fahrzeug verkauft wird).

Ihr digitaler Izimi-Safe ist die ideale Plattform, um alle Ihre Rechnungen zu digitalisieren und an einem Ort zentral aufzubewahren.

Es kann sich als sehr nützlich erweisen, seine Kontoauszüge aufzubewahren, denn im Laufe eines Lebens können unvorhergesehene Ereignisse eintreten, die auch finanzielle Auswirkungen haben. Gleich, ob es sich um eine Scheidung oder vielleicht um Schulden handelt, für manche Verfahren sind Nachweise erforderlich. Ein Kontoauszug dient als Zahlungsnachweis. Es kann manchmal sehr schwierig sein und lange dauern, von seiner Bank ein Duplikat zu erhalten.

Sie haben zwei Möglichkeiten:

• Wir empfehlen Ihnen, Ihre Kontoauszüge fünf Jahre lang aufzubewahren, denn sie stellen einen Nachweis für Ihre Ausgaben und für Beträge, die auf Ihrem Konto eingegangen sind, dar. Sie können für Ihre Steuererklärungen von Nutzen sein und bei Streitfällen oder Fragen in Bezug auf Überweisungen als Nachweis dienen.
• Test Achats empfiehlt Ihnen, Ihre Kontoauszüge zehn Jahre lang aufzubewahren, denn die Verjährungsfrist für die Einforderbarkeit von Schulden kann manchmal bis zu zehn Jahre betragen. Und wenn Sie noch in Besitz Ihrer Auszüge sind, können Sie problemlos nachweisen, dass Sie alles bezahlt haben.

Schlussfolgerung: Bewahren Sie sie mindestens fünf Jahre lang auf, aber wenn Sie wirklich auf Nummer sicher gehen wollen, sollten Sie sie noch weitere fünf Jahre aufbewahren.

Was ist mit anderen Bankunterlagen?

Handelt es sich um Dokumente, die ein Darlehen betreffen? Dann ist es ratsam, sie mindestens zehn Jahre lang aufzubewahren. Dokumente über Bau- und Renovierungsarbeiten müssen ebenfalls zehn Jahre lang aufbewahrt werden, damit Sie sie in einem Streitfall vorlegen können.

Wie lange bewahrt die Bank Kontoauszüge auf?

Wussten Sie schon, dass die Banken Kontoauszüge zehn Jahre lang aufbewahren müssen? Zehn Jahre sind im Zivilrecht eine sehr gängige Frist. Folglich müssen Sie im Allgemeinen bei Ihren digitalen Kontoauszügen bis zu zehn Jahre zurück gehen können. Nach Ablauf dieser zehn Jahre müssen die Banken aufgrund der Vorschriften der DSGVO diese Informationen löschen. Wenn Sie Ihre Kontoauszüge länger aufbewahren möchten, dann sollten Sie sie herunterladen und an einem sicheren Ort aufbewahren.

Unser Rat: Speichern Sie sie in einem digitalen Safe wie Izimi.

Als Unternehmer müssen Sie Ihre Buchhaltungsunterlagen und damit verbundene Dokumente für eine bestimmte Zeit aufbewahren, denn in diesem Zeitraum kann eine Steuer- oder Mehrwertsteuerprüfung vorgenommen werden. Laut Gesetz müssen Sie die damit verbundenen Dokumente 7 Jahre lang ab Ende des Besteuerungszeitraums, auf den sie sich beziehen, aufbewahren

Beispiel: Eine im März 2022 ausgestellte Rechnung muss bis Dezember 2029 aufbewahrt werden.

Die siebenjährige Aufbewahrungsdauer gilt für alle gesetzlichen Bücher und Nachweise Ihres Unternehmens (z.B. Rechnungen und Gutschriften).

Interne Dokumente müssen 3 Jahre lang aufbewahrt werden. Es handelt sich dabei um interne Dokumente, die in Bezug auf die Steuern oder auf Ihre mit der Mehrwertsteuer in Zusammenhang stehenden Pflichten keinerlei Beweiskraft haben und nur für den internen Gebrauch bestimmt sind.

In der FAQ „Wie muss ich meine Buchhaltung führen“ finden Sie Informationen darüber, wie Sie Ihre Buchhaltungsunterlagen am besten sicher aufbewahren.

Wie bewahre ich meine sonstigen Geschäftsunterlagen auf?

Neben Ihren Buchhaltungsunterlagen müssen Sie auch noch zahlreiche andere Geschäftsdaten und -unterlagen Ihres Unternehmens aufbewahren. Hier erfahren Sie, um welche Daten und Unterlagen es sich dabei handelt und wie lange Sie sie aufbewahren müssen

Haben Sie Ihr eigenes Unternehmen? In diesem Fall müssen Sie der gesetzlichen Pflicht zur Aufbewahrung ein- und ausgehender Rechnungen nachkommen.

Die diesbezügliche Gesetzgebung ist einfach: Jedes Unternehmen muss alle seine Buchhaltungsunterlagen und alle damit verbundenen Nachweise ab Ende des Besteuerungszeitraums, auf den sie sich beziehen, sieben Jahre oder Geschäftsjahre aufbewahren.

Diese Vorschrift gilt auch für Rechnungen. Denn bei einer Steuerprüfung müssen Sie und Ihr Unternehmen alle zweckdienlichen Dokumente vorweisen können. Rechnungen sind wichtige Nachweise im Rahmen der Verwaltung Ihres Unternehmens.

Als Unternehmen können Sie Ihre Rechnungen sowohl in Papierform als auch online aufbewahren.

Erfahren Sie hier, was Sie als Unternehmen aufbewahren müssen.

• Alle Steuerunterlagen, die für die Berechnung des zu versteuernden Einkommens erforderlich sind, müssen aufbewahrt werden. Dazu zählen unter anderem Buchhaltungsbelege, Dokumente über das Katastereinkommen und Geschäftsunterlagen (Löhne, Sozialversicherung, Verträge, Bestell- und Lieferscheine, Bücher mit Einnahmebelegen, Nachweise usw.).
• Mehrwertsteuer: Bücher, Rechnungen und sonstige Dokumente (Nachweise, Investitionstabellen usw.), die im Rahmen der Mehrwertsteuer erforderlich sind.
• Computergestützte Systeme: Datenträger und Programme zum Abruf der oben genannten aufzubewahrenden Dokumente.
• Bei elektronischen Rechnungen muss die verwendete Technologie die Echtheit des Originals und die Vollständigkeit des Inhalts der Rechnungen garantieren.
• Rechnungen oder damit verbundene Dokumente im Original, Kontoauszüge im Original, Steuerabrechnungen und Quittungen, Kostenvoranschläge, Bestandsaufnahmen, detaillierte Rechnungen und die Lieferscheine, auf die sich eine Rechnung bezieht.

Diese Steuerunterlagen müssen im Original aufbewahrt werden

Sowohl die föderale als auch die flämische/wallonische Steuerverwaltung verlangen, dass Privatpersonen und Unternehmen mit Hinblick auf eine eventuelle Steuer- oder Mehrwertsteuerprüfung bestimmte Dokumente für einen längeren Zeitraum aufbewahren.

Dokumente als Privatperson aufbewahren

Alle Dokumente, die in irgendeiner Weise mit Ihrer Steuererklärung in Zusammenhang stehen, müssen für die Steuerverwaltung mindestens 7 Jahre lang aufbewahrt werden. Zu diesen Steuerunterlagen zählen insbesondere:

• eine Kopie Ihrer Steuererklärung
• einschließlich Nachweise für Ihre Erklärung, z.B. Lohnabrechnungen, Bescheinigungen, Bankunterlagen und Rechnungen, die als Nachweis für Ihre Ausgaben dienen können.

Nicht nur die Steuerverwaltung verlangt, dass Sie Dokumente aufbewahren.
Sie müssen für einen längeren Zeitraum auch notarielle Urkunden und Rechnungen aufbewahren.

Dokumente als Unternehmen aufbewahren

Auch wenn Sie Ihr eigenes Unternehmen haben, müssen Sie für den Fiskus zahlreiche Buchhaltungsunterlagen aufbewahren. Weitere Informationen über alle Daten, die Sie als Unternehmen aufbewahren müssen.

Manche Dokumente müssen ein Leben lang aufbewahrt werden, z.B. Diplome, Bescheinigungen und Befähigungsnachweise. Auf dem Portal über das Unterrichtswesen in der Föderation Wallonie-Brüssel wird den Schülern nahegelegt, Ihre Noten, Klausuren und Zeugnisse bis zum Erhalt ihres Abschlusszeugnisses der verschiedenen Schulabschnitte aufzubewahren, denn nimmt der allgemeine Inspektionsdienst eine Prüfung vor, müssen die Schüler in der Lage sein, diese Dokumente vorzuweisen.

Auch das sollten Sie besser wissen: Wenn Sie nicht mehr in Besitz dieser offiziellen Dokumente sind, und Sie benötigen offizielle Duplikate dieser Dokumente, dann kann das sehr teuer werden, denn die Verwaltungsgebühren betragen 50 Euro.

Um diese Unannehmlichkeiten und ärgerlichen Behördengänge zu vermeiden, oder um einfach immer und überall diese Dokumente zur Hand zu haben, auch zum Beispiel bei einem unvorhergesehenen Vorstellungsgespräch, können Sie sie in digitaler Form in einem gesicherten digitalen Safe speichern.

Das bietet Ihnen Izimi. Dank dieser digitalen Plattform können Sie alle Dokumente aus Ihrer Schul- und Ausbildungszeit sicher und zentralisiert aufbewahren und sie wann immer Sie es wollen und mit wem Sie es wollen teilen.

Auch wenn Ihr Arbeitgeber Ihre Lohndaten vierteljährlich der Sozialversicherung mitteilt, ist es ratsam, Lohnabrechnungen bis zur Feststellung Ihrer Pensionsansprüche aufzubewahren. Die verschiedenen Dokumente dienen als Nachweis für Ihr Einkommen und können nützlich sein, wenn Sie einen Darlehens- oder Kreditantrag stellen möchten, wenn Sie bei der Anmietung einer Immobilie Ihre Zahlungsfähigkeit garantieren müssen oder wenn Sie Ihre Steuererklärung ausfüllen müssen.

Es kann schwierig sein, während seiner gesamten beruflichen Laufbahn alle Lohnabrechnungen in Papierform an einem einzigen Ort aufzubewahren. Ihr digitaler Izimi-Safe ist die ideale Plattform, um die Aufbewahrung Ihrer Lohnabrechnungen zu verwalten!

Eine Arbeitsvereinbarung oder ein Arbeitsvertrag ist ein Abkommen zwischen einem Arbeitnehmer und einem Arbeitgeber. Der Arbeitnehmer verpflichtet sich, für einen vereinbarten Lohn eine bestimmte Arbeit zu verrichten.

Ein solches Abkommen enthält die folgenden Informationen:

• Name und Adresse des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers;
• Datum des Beginns (und eventuell Datum des Endes) der Beschäftigung;
• Arbeitsort;
• Beschreibung der zu verrichtenden Arbeit;
• Entlohnung und Berechnungsmethode;
• Arbeitszeit und Arbeitsstundenplan.

Die Arbeitsvereinbarung muss nicht in Papierform sein

Damit eine Arbeitsvereinbarung gültig ist, muss kein schriftlicher Vertrag vorliegen. Auch der mündliche Abschluss einer Arbeitsvereinbarung ist durchaus rechtswirksam. Es ist nichtsdestotrotz ratsam, die vereinbarten Bedingungen schriftlich festzuhalten, um im Nachhinein Diskussionen zu vermeiden.

Aufbewahrungsfrist von Arbeitsverträgen

Für die meisten Arbeitsvereinbarungen besteht keine Aufbewahrungspflicht. Das ist logisch, denn Sie können eine solche Vereinbarung ja auch mündlich schließen. Dennoch ist es ratsam, einen schriftlichen Arbeitsvertrag aufzusetzen und ihn nach dessen Beendigung noch mindestens ein Jahr lang aufzubewahren.

Hingegen müssen Sie Arbeitsverträge, die Studentenjobs und Beschäftigungen von Heimarbeitern betreffen, fünf Jahre lang ab dem ersten Tag nach Beendigung des Arbeitsvertrags aufbewahren. Es schadet deshalb nicht, auf Nummer sicher zu gehen und alle Arbeitsvereinbarungen nach Beendigung des jeweiligen Arbeitsverhältnisses noch bis zu fünf Jahre lang aufzubewahren. Anschließend sollten Sie sie vernichten, denn gemäß DSGVO dürfen Sie personenbezogene Daten nur so lange aufbewahren, wie sie wirklich notwendig sind.

Als Unternehmer müssen Sie Ihre Buchhaltungsunterlagen und damit verbundene Dokumente für eine bestimmte Zeit aufbewahren, denn in diesem Zeitraum kann eine Steuer- oder Mehrwertsteuerprüfung vorgenommen werden. Laut Gesetz müssen Sie die damit verbundenen Dokumente 7 Jahre lang ab Ende des Besteuerungszeitraums, auf den sie sich beziehen, aufbewahren

Beispiel: Eine im März 2022 ausgestellte Rechnung muss bis Dezember 2029 aufbewahrt werden.

Die siebenjährige Aufbewahrungsdauer gilt für alle gesetzlichen Bücher und Nachweise Ihres Unternehmens (z.B. Rechnungen und Gutschriften).

Interne Dokumente müssen 3 Jahre lang aufbewahrt werden. Es handelt sich dabei um interne Dokumente, die in Bezug auf die Steuern oder auf Ihre mit der Mehrwertsteuer in Zusammenhang stehenden Pflichten keinerlei Beweiskraft haben und nur für den internen Gebrauch bestimmt sind.

In der FAQ „Wie muss ich meine Buchhaltung führen“ finden Sie Informationen darüber, wie Sie Ihre Buchhaltungsunterlagen am besten sicher aufbewahren.

Wie bewahre ich meine sonstigen Geschäftsunterlagen auf?

Neben Ihren Buchhaltungsunterlagen müssen Sie auch noch zahlreiche andere Geschäftsdaten und -unterlagen Ihres Unternehmens aufbewahren. Hier erfahren Sie, um welche Daten und Unterlagen es sich dabei handelt und wie lange Sie sie aufbewahren müssen

Haben Sie Ihr eigenes Unternehmen? In diesem Fall müssen Sie der gesetzlichen Pflicht zur Aufbewahrung ein- und ausgehender Rechnungen nachkommen.

Die diesbezügliche Gesetzgebung ist einfach: Jedes Unternehmen muss alle seine Buchhaltungsunterlagen und alle damit verbundenen Nachweise ab Ende des Besteuerungszeitraums, auf den sie sich beziehen, sieben Jahre oder Geschäftsjahre aufbewahren.

Diese Vorschrift gilt auch für Rechnungen. Denn bei einer Steuerprüfung müssen Sie und Ihr Unternehmen alle zweckdienlichen Dokumente vorweisen können. Rechnungen sind wichtige Nachweise im Rahmen der Verwaltung Ihres Unternehmens.

Als Unternehmen können Sie Ihre Rechnungen sowohl in Papierform als auch online aufbewahren.

Erfahren Sie hier, was Sie als Unternehmen aufbewahren müssen.

Als Arbeitgeber müssen Sie alle individuellen Lohnzettel und deren Anlagen (Kopien der Gehaltsabrechnungen usw.) fünf Jahre lang aufbewahren. Es ist nicht notwendig, die Gehaltsabrechnungen oder monatlichen Gehaltszettel aufzubewahren.

Es wird jedoch empfohlen, diese Dokumente für den Fall, dass es zu einem Rechtsstreit kommen sollte, nach Ausscheiden des Lohnempfängers aus dem Unternehmen noch fünf Jahre lang aufzubewahren. Danach müssen Sie sie auf sichere Weise vernichten. Die Verantwortung dafür liegt bei Ihnen.

Hinweis! Wenn Sie nach dem Ausscheiden Ihres Mitarbeiters noch Zahlungen getätigt haben, findet eine andere Aufbewahrungsfrist Anwendung. Alle Dokumente hinsichtlich dieser Zahlungen müssen in diesem Fall zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

Lesen Sie hier, wie lange Sie als Privatperson Ihre Gehaltsabrechnungen aufbewahren müssen.

Die für Arbeitgeber geltende Aufbewahrungsfrist für Dokumente hängt von der Art der Dokumente ab, um die es geht:

• Personalakte
• Sozialdokumente
• sonstige Unterlagen

Aufbewahrung der Personalakte

Es besteht keine gesetzliche Vorschrift für die Aufbewahrungsdauer einer Personalakte. Im Allgemeinen wenden die meisten Unternehmen eine Dauer von fünf Jahren ab Beendigung des Arbeitsverhältnisses an.

Der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zufolge ist es Ihnen auch nicht gestattet, personenbezogene Daten länger als notwendig aufzubewahren. Es ist deshalb wichtig, dass Sie sie nach fünf Jahren auf sicherem Wege löschen.

Aufbewahrung von Sozialdokumenten

Als Arbeitgeber müssen Sie Ihren Mitarbeitern Sozialdokumente zur Verfügung stellen, aber Sie müssen sie auch selbst aufbewahren.

Zu den Sozialdokumenten zählen unter anderem:

• allgemeines und besonderes Personalregister
• individuelles Konto
• Arbeitsverträge (siehe auch Aufbewahrung von Arbeitsverträgen: Wie lange müssen Sie einen Arbeitsvertrag aufbewahren?)

Sie müssen Sozialdokumente fünf Jahre lang aufbewahren.

Bei diesbezüglichen Fragen (wenn Sie beispielsweise wissen möchten, wo Sie welche Dokumente aufbewahren müssen) wenden Sie sich am besten an Ihr Sozialsekretariat.

Sonstige Dokumente

Siehe auch:

• Lohnabrechnungen
• Rechnungen und Geschäftsbücher
• Bescheinigungen über Krankheit und Abwesenheit

Oder lesen Sie auch: Welche Daten müssen Sie als Unternehmen aufbewahren?.

Der Umfang der Aufbewahrungspflicht hängt davon ab, ob Ihr Unternehmen Mitarbeiter beschäftigt oder nicht.

Für alle Daten, die Ihre Mitarbeiter betreffen, siehe: Wie lange muss ein Arbeitgeber Daten aufbewahren?

Auch wenn Sie keine Mitarbeiter beschäftigen, sind Sie als Unternehmen rechnungslegungspflichtig. In Belgien sind alle Unternehmen zur Buchführung verpflichtet, jedoch wird zwischen zwei großen Unternehmenskategorien unterschieden:

• die KMU, die eine doppelte Buchführung vornehmen müssen, sich aber für eine verkürzte Bilanz entscheiden können;
• die großen Unternehmen, die eine vollständige Bilanz hinterlegen müssen.

Wenn Sie wissen möchten, welche Daten ein Einmannunternehmen aufbewahren muss, dann finden Sie diesbezügliche Informationen hier.

Haben Sie Fragen zu diesem Thema? Dann wenden Sie sich an Ihren Buchhalter.

Welche Daten sind für die Buchführung erforderlich?

Praktisch alle Daten, die Ihr Unternehmen betreffen, sind für Ihre Buchführung wichtig – gleich, ob es sich dabei um Daten auf Papier oder in digitaler Form handelt. Beispiele hierfür sind:

• eingehende und ausgehende Rechnungen;
• Kontoauszüge;
• Verwaltung der Soll-und-Haben-Konten;
• Bestandsbuchführung;
• Dokumente und notarielle Urkunden;
• usw.

Weitere Informationen finden Sie unter: Wie lange müssen Sie als Unternehmen Rechnungen aufbewahren? und/oder Wie lange müssen Sie Ihre Geschäftsbücher aufbewahren?.

Die Art der Dokumente, die Sie als Unternehmer aufbewahren müssen, hängt von bestimmten Faktoren ab:

• Sind Sie ein Einmannunternehmen? Oder haben Sie eine Gesellschaft?
• Oder beschäftigen Sie Mitarbeiter?
• Sie finden hier einen Überblick über die Unternehmen: Welche Daten muss ein Unternehmen aufbewahren?

Welche Dokumente muss ein Unternehmen aufbewahren?

Die belgische Regierung schreibt vor, dass ein Unternehmen alle Dokumente aufbewahren muss, die für die Berechnung seiner steuerpflichtigen Einkünfte erforderlich sind. Bei den Dokumenten handelt es sich um alle Unterlagen, die dem Ausfüllen der Steuererklärung dienen, zum Beispiel:

• die Kostenrechnung des Unternehmens (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Beschlüsse der Hauptversammlung, Aktionärsregister usw.);
• Zugangsbelege (Kaufrechnungen, Verkaufsrechnungen, Kostenvoranschläge, Bestellscheine, Lieferscheine, Transportpapiere, Kontoauszüge usw.);
• Lohnabrechnungen;
• sonstige Belege über angefallene Kosten (Rechnungen, Fahrkarten usw.).

Sie müssen diese Unterlagen bis zum Ende des 7. Geschäftsjahres nach dem Besteuerungszeitraum aufbewahren. Weitere Informationen darüber, wie lange Sie als Unternehmen Rechnungen aufbewahren müssen, finden Sie hier: [LINK zu Frage 29 „Wie lange müssen Sie als Unternehmen Rechnungen aufbewahren?“].

Unser Rat: Bewahren Sie Ihre Dokumente in einem digitalen Safe wie Izimi auf. Auf diese Weise gehen sie niemals verloren.

Als Unternehmer oder Unternehmen in Belgien müssen Sie bestimmte Dokumente aufbewahren. Aber was ist ein Einmannunternehmen?

Das Einmannunternehmen: eine Definition

Ein Einmannunternehmen ist eine Art von Unternehmen, das Sie als Selbstständiger ganz einfach gründen können. Sie benötigen keine separate juristische Personen und handeln somit als natürliche Person. Oder um es anders auszudrücken: Sie sind Ihr Unternehmen, was den größten Unterschied zu einer Gesellschaft ausmacht.

Das bedeutet auch, dass Sie unbeschränkt haften und dass kein Unterschied zwischen Ihrem Privatvermögen und dem Vermögen Ihres Unternehmens gemacht wird.

Rechnungslegungspflichten eines Einmannunternehmens

Wie auch alle anderen Selbstständigen müssen Sie Geschäftsbücher führen. Für ein Einmannunternehmen reicht jedoch eine einfache Buchführung aus (unter der Voraussetzung, dass Ihr Jahresumsatz exkl. MwSt. unter 500.000 Euro liegt).

Ihre Geschäftsbücher müssen umfassen:

• ein Finanztagebuch, das aus einem Kassen- und einem Bankbuch bestehen kann:
  • Im Kassenbuch werden alle Barausgaben und -einnahmen aufgeführt
  • Das Bankbuch enthält alle Ausgaben und Einnahmen, die über ein Bankkonto laufen;
• ein Verzeichnis über die Einkäufe mit den Rechnungen und Gutschriften Ihrer Lieferanten;
• ein Verzeichnis über die Verkäufe mit Rechnungen und Gutschriften, die für Ihre Kunden bestimmt sind.

Wenn Sie einen physischen Bestand haben, benötigen Sie auch ein Inventarbuch, in dem Sie aufführen, über welchen Bestand Sie verfügen und wie viel dieser Wert ist.

Auf Grundlage dieser Informationen bereiten Sie oder Ihr Buchhalter für jedes Geschäftsjahr den Jahresabschluss vor. Vergessen Sie außerdem nicht Ihre Mehrwertsteuererklärung und Ihre Kundenliste.

Sie müssen alle diese Dokumente über einen Zeitraum von 7 Geschäftsjahren aufbewahren.

Unser Rat: Als Einmannunternehmen können Sie natürlich auch eine doppelte Buchführung vornehmen. Dadurch haben Sie einen besseren Überblick über die Vorgänge in Ihrem Unternehmen, und Sie können ausgehend von konkreten Zahlen und Entwicklungen Ihre Unternehmenspolitik anpassen. Es lohnt sich.

Unterschied zu einer „doppelten“ Buchführung?

Der Unterschied zwischen einer „einfachen“ und einer „doppelten“ (oder vollständigen) Buchführung liegt darin, dass bei der doppelten Buchführung jede Transaktion mit einem Zahlungsbeleg oder einer Zahlung einhergeht. Somit wird jede Transaktion zwei Mal erfasst.

Gesellschaften (PGmbH, AG, Gen.mbH usw.) sowie Unternehmen, deren Jahresumsatz 500.00 Euro übersteigt, müssen stets eine doppelte Buchführung vornehmen. Normalerweise unterliegen Sie in diesem Fall auch der Bilanzierungspflicht, das heißt, Sie müssen jedes Jahr bei der Nationalbank (BNB) Ihren Jahresabschluss hinterlegen.

Ihre Lohnabrechnungen können dazu dienen, Ihre Pensionsansprüche geltend zu machen und nachzuweisen, dass Sie für Ihre Pension in ausreichendem Maße Beiträge gezahlt haben, jedoch wird in der Theorie, sobald Sie Ihre Pension erhalten, nicht mehr von Ihnen verlangt, dass Sie Ihre Lohnabrechnungen vorweisen können.

Muss ich meine Lohnabrechnungen aufbewahren?

Ja, wir empfehlen Ihnen, Ihre Lohnabrechnungen aufzubewahren, denn die Höhe Ihrer Pension wird auf Grundlage mehrerer Kriterien berechnet. Dazu zählen:

• Ihr Berufsstatus,
• Ihr Lohn bzw. Gehalt
• und die Dauer Ihrer beruflichen Laufbahn.

Alle Informationen, die zur Berechnung Ihrer Pension erforderlich sind, befinden sich auf Ihren Lohnabrechnungen.

Eine berufliche Laufbahn ist lang, weshalb es bei der Berechnung Ihrer Pension zu Unregelmäßigkeiten kommen kann. Ihre Lohnabrechnungen sind unwiderlegbare Nachweise, die dazu beitragen können, eventuelle von Ihrer Rentenkasse begangene Fehler zu korrigieren.

Es ist jedoch nicht einfach, alle Lohnabrechnungen während der gesamten beruflichen Laufbahn am selben Ort aufzubewahren. Die Schubladen bei Ihnen zuhause könnten nach einigen Jahren überquellen … Aber keine Panik! Mit Ihrem digitalen Izimi-Safe können Sie Ihre Lohnabrechnungen digitalisieren und gemeinsam mit Ihren anderen Dokumenten sicher aufbewahren!

Ja, die Aufbewahrung Ihrer Arbeitsverträge kann wichtig sein, um Ihre berufliche Laufbahn nachzuverfolgen und Ihre Pensionsansprüche zu berechnen. Eine berufliche Laufbahn ist lang, weshalb es bei der Berechnung Ihrer Pension zu Unregelmäßigkeiten kommen kann. Ihre Arbeitsverträge sind im Fall einer Beschwerde ein unwiderlegbarer Nachweis. Wir empfehlen Ihnen deshalb nachdrücklich, Ihre Arbeitsverträge bis zur Feststellung der Rentenansprüche aufzubewahren.

Eine berufliche Laufbahn ist sehr lang, und es kann geradezu eine Herausforderung sein, seine Verträge aufzubewahren, ohne sie zu verlegen. Mit Ihrem digitalen Izimi-Safe können Sie sie digitalisieren und alle Ihre Dokumente an einem einzigen Ort zentral aufbewahren!

Als Angehöriger sind Sie verpflichtet, die Verwaltungsangelegenheiten einer nahestehenden Person, die verstorben ist, zu regeln. Dazu zählen auch deren Unterlagen. Einige Unterlagen müssen für einen Zeitraum aufbewahrt werden, der weit über die Regelung eines Nachlasses hinausgeht. Andere Unterlagen haben hingegen einen emotionalen Wert und können als Andenken aufbewahrt werden.

Aufbewahrungsfristen für Dokumente eines Verstorbenen

Ein Testament (Wie lange muss ich ein Testament aufbewahren?), Schenkungen und sonstige notarielle Urkunden sowie damit verbundene Dokumente, die sich auf einen Nachlass beziehen, sind vorzugsweise ein ganzes Leben lang aufzubewahren. Auf diese Weise vermeiden Sie Erbstreitigkeiten.

Es ist auch ratsam, ein Heirats- oder Familienbuch oder eine Scheidungsvereinbarung aufzubewahren, insbesondere, wenn es sich bei dem/bei der Verstorbenen um Ihren Partner/Ihre Partnerin und bei den Dokumenten um Unterlagen handelt, die auch Sie betreffen.

Rechnungen öffentlicher Dienste (zum Beispiel für Wasser und Strom) sind fünf Jahre lang aufzubewahren. Dies liegt darin begründet, dass die Unternehmen noch bis zu fünf Jahre nach dem Ableben von den Erben die Zahlung eventueller Schulden fordern können. Es ist ferner empfehlenswert, wichtige Dokumente wie Bankunterlagen, Arbeitsverträge und Lohnabrechnungen mindestens fünf Jahre lang aufzubewahren.

Ein geeigneter Ort für die Aufbewahrung wichtiger Dokumente in digitaler Form ist ein digitaler Safe.

Wenn Sie als Privatperson etwas gekauft haben, ist es immer ratsam, die entsprechende Rechnung aufzubewahren. Auf diese Weise besitzen Sie einen Nachweis, sollte im Nachhinein mit dem gekauften Produkt oder der verrichteten Arbeit ein Problem auftreten.

Im Prinzip können Sie Rechnungen und sonstige Zahlungsnachweise bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist verwenden. Gemäß allgemeiner Richtlinie des FÖD Wirtschaft ist es jedoch ratsam, ungeachtet der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist der jeweiligen Rechnung alle Rechnungen zehn Jahre lang aufzubewahren.

Für Unternehmen gilt eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung aus- und eingehender Rechnungen.

Gesetzlich empfohlene Aufbewahrungsfrist

• 1 Monat

  • Kassenzettel für kleinere Beträge.

• 6 Monate

  • Restaurant- und Hotelrechnungen (es sei denn, Sie verwenden diese Rechnungen für Ihr Unternehmen zu steuerlichen Zwecken als abzugsfähige Ausgaben).

• 1 Jahr

  • Rechnungen für Transporte und Gerichtsvollzieherkosten.

• 2 Jahre

  • Kaufrechnungen, zum Beispiel für elektronische Geräte, Haushaltsgeräte und Möbel. Diesbezüglich haben Sie als Verbraucher Anrecht auf eine gesetzliche Garantie von zwei Jahren.
  • Rechnungen für Gas, Wasser, Strom, Internet und sonstige Dienstleistungen.
  • Rechnungen über angefallene Krankheitskosten.

• 5 Jahre

  • Rechnungen von und Honorare für Notare sowie Honorare für Rechtsanwälte.
  • Bankunterlagen und -rechnungen.

• 10 Jahre

  • Rechnungen und damit in Zusammenhang stehende Dokumente für Immobilien, Unternehmer und Architekten.

Für Ihre Steuererklärung wichtige Rechnungen (zum Beispiel für einen Kauf, der Anrecht auf eine Steuerermäßigung gibt) müssen mindestens 7 Jahre lang aufbewahrt werden. Auf diese Weise haben Sie bei einer Steuerprüfung immer ausreichende Nachweise. Bewahren Sie wichtige Rechnungen problemlos in Ihrem persönlichen Izimi-Safe auf.

Rechnungen müssen aus steuerlichen und buchhalterischen Gründen sorgfältig aufbewahrt werden. Es kann jedoch schwierig sein, Rechnungen mehrere Jahre lang aufzubewahren, ohne dass man sie vielleicht eines Tages verlegt …

Die gesetzlich empfohlene Aufbewahrungsdauer hängt von der Art der Rechnung ab. Hier einige Beispiele:

• 1 Jahr für Telefonrechnungen

• 2 Jahre für Rechnungen, die kleinere Arbeiten betreffen

• 5 Jahre für Rechnungen für Strom, Gas und Wasser

• 10 Jahre für Rechnungen für Rohbauarbeiten

Rechnungen für den Kauf und/oder die Reparatur von Fahrzeugen müssen so lange aufbewahrt werden, wie das Fahrzeug Ihnen gehört (zwei weitere Jahre, wenn das Fahrzeug verkauft wird).

Ihr digitaler Izimi-Safe ist die ideale Plattform, um alle Ihre Rechnungen zu digitalisieren und an einem Ort zentral aufzubewahren.

In Belgien müssen Sie Ihren Steuerbescheid und sonstige Steuerunterlagen sieben Jahre lang aufbewahren.

Zu den Steuerunterlagen zählen alle Dokumente, die mit Ihrer Steuererklärung in Zusammenhang stehen oder die Teil der Steuererklärung ausmachen:

• (Kopie) Ihrer Einkommenserklärung
• Gehaltsabrechnungen
• Rechnungen
• Bescheinigungen

Ein digitaler Safe wie Izimi ist ein sicherer Aufbewahrungsort für Ihre elektronischen Dokumente wie Ihre Steuererklärung.

Haben Sie eigenständig ein handschriftlich verfasstes (eigenhändiges) Testament aufgesetzt? Dem Gesetz zufolge können Sie es in diesem Fall selbst aufbewahren. Sie bewahren Ihr Testament Ihr Leben lang auf. Stellen Sie sicher, dass Ihre Erben wissen, wo sich Ihr Testament befindet: Sie vermeiden dadurch, dass es verloren geht und Ihr letzter Wille nicht vollstreckt wird.

Es ist ratsam, eine Kopie Ihres Testaments in Ihrem persönlichen Izimi-Safe aufzubewahren [LINK zu Frage 20 „Wie funktioniert Izimi?“]. Sie können dabei sowohl Ihrem Notar als auch einem Familienangehörigen Zugang zu diesem Dokument gewähren.

Einen Notar um die Aufbewahrung Ihres Testaments bitten

Sie können Ihr handschriftlich verfasstes Testament auch einem Notar übergeben, damit dieser es registrieren lässt und aufbewahrt. Ihr Notar bewahrt dann das Testament auf, während die Existenz des Testaments im Zentralen Testamentsregister (ZTR) festgehalten ist. So bleibt der Inhalt Ihres Testaments geheim, aber gleichzeitig haben die anerkannten Notariatsbüros Zugang zu den Daten bezüglich Ihres Testaments. Auf diese Weise können die Notare nach Ihrem Ableben Ihr Testament problemlos wiederfinden.

Für mehr Sicherheit können Sie Ihr Testament auch von einem Notar aufsetzen lassen. In diesem Fall spricht man von einem notariellen Testament. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Ihr Testament die richtigen juristischen Formulierungen enthält, und Sie vermeiden spätere Diskussionen über die Gültigkeit und Auslegung Ihres Testaments.

Haben Sie weitere Fragen zu diesem Thema? Dann wenden Sie sich an Ihren Notar.

Die Aufbewahrungsdauer Ihrer Dokumente hängt davon ab, um welche Dokumente es sich dabei handelt und in welcher Eigenschaft (Privatperson oder Unternehmen/Organisation) Sie sie aufbewahren möchten oder müssen. Nachfolgend finden Sie diesbezüglich einen praktischen Überblick.

Welche Dokumente bewahren Sie als Privatperson auf?

• Rechnungen und Fahrkarten
• Kontoauszüge
• Steuerunterlagen
• Testament
• Pensionsübersicht
• Hypothekendokumente, notarielle Urkunden oder Mietverträge

Welche Daten bewahren Sie als Unternehmen oder Organisation auf:

• Arbeitsverträge und Gehaltsabrechnungen
• Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen
• Meldungen über Krankheit und Abwesenheiten

Vielleicht fragen Sie sich auch, wie Sie diese Dokumente am besten aufbewahren können?

Unser Tipp: Sie können sie in einem digitalen Safe wie Izimi aufbewahren. So vermeiden Sie, dass Sie sie verlieren, und sie sind sicher aufbewahrt.

Haben Sie Ihr eigenes Unternehmen? In diesem Fall müssen Sie der gesetzlichen Pflicht zur Aufbewahrung ein- und ausgehender Rechnungen nachkommen.

Die diesbezügliche Gesetzgebung ist einfach: Jedes Unternehmen muss alle seine Buchhaltungsunterlagen und alle damit verbundenen Nachweise ab Ende des Besteuerungszeitraums, auf den sie sich beziehen, sieben Jahre oder Geschäftsjahre aufbewahren.

Diese Vorschrift gilt auch für Rechnungen. Denn bei einer Steuerprüfung müssen Sie und Ihr Unternehmen alle zweckdienlichen Dokumente vorweisen können. Rechnungen sind wichtige Nachweise im Rahmen der Verwaltung Ihres Unternehmens.

Als Unternehmen können Sie Ihre Rechnungen sowohl in Papierform als auch online aufbewahren.

Erfahren Sie hier, was Sie als Unternehmen aufbewahren müssen.

Sie sparen viel Zeit, wenn Sie Ihre Diplome zur Hand haben, von Ihrem Handy aus direkten Zugriff darauf haben und Sie sie problemlos mit Ihren Online-Kontakten, Arbeitsvermittlungen, Zeitarbeitsagenturen oder Headhuntern teilen können.

Mit nur wenigen Klicks können Sie, egal, wo Sie auch sind, in der U-Bahn, im Restaurant oder im Ausland, Ihre Diplome und andere Dokumente mit wem Sie wollen ganz sicher teilen. Vielleicht sind Sie gerade dabei, Ihren Traumjob zu bekommen, und Sie merken, dass Sie Ihren Ordner mit allen notwendigen offiziellen Dokumenten und Bescheinigungen vergessen haben, oder dass Sie auf Ihrem Computer keinen Zugriff auf Ihre Dateien haben. Kein Problem, denn Sie haben auf Ihrem Smartphone Ihren digitalen Safe mit allen digital gespeicherten Dokumenten in der Tasche.

Sie wählen selbst die Dokumente aus, die Sie in Ihrem elektronischen Safe hinterlegen möchten. Sie können das frei entscheiden. Um Ihre Sicherheit und die der anderen Nutzer zu gewährleisten, besteht jedoch eine Einschränkung hinsichtlich der Dateitypen. Nur die folgenden Dateitypen sind gestattet:

*.7z *.ai *.bmp *.csv *.doc *.docx *.gif *.gz *.heic *.jpg *.jpeg *.md *.odp *.ods *.odt *.pdf *.png *.ppt *.pptx *.psd *.rar * .raw *.rtf *.tar *.tif *.tiff *.ttf *.txt *.vsd *.vsdx *.xls *.xlsx *.zip *.avi *.dot *.dotx *.dwg *.dxf *.eps *.emf *.eml *.mov *.mp3 *.mp4 *.mpeg *.mpg *.msg *.oft *.pot *.ps *.svg *.vsd *.wav *.wmf *.xps *.xlstx

Es ist derzeit nicht möglich, Dokumente wie passwortgeschützte Excel-Dateien zu speichern. Wir verfügen über eine Antiviren-Software, die jedes auf Izimi hochgeladene Dokument scannt, um zu verhindern, dass Dokumente, die potenziell bösartige Skripte enthalten, auf die Plattform hochgeladen werden. Auf diese Weise können wir die Sicherheit unserer Benutzer gewährleisten und verhindern, dass ein Benutzer eine infizierte Datei weitergibt und einer seiner Kontakte die infizierte Datei wiederum öffnet.

Sowohl die föderale als auch die flämische/wallonische Steuerverwaltung verlangen, dass Privatpersonen und Unternehmen mit Hinblick auf eine eventuelle Steuer- oder Mehrwertsteuerprüfung bestimmte Dokumente für einen längeren Zeitraum aufbewahren.

Dokumente als Privatperson aufbewahren

Alle Dokumente, die in irgendeiner Weise mit Ihrer Steuererklärung in Zusammenhang stehen, müssen für die Steuerverwaltung mindestens 7 Jahre lang aufbewahrt werden. Zu diesen Steuerunterlagen zählen insbesondere:

• eine Kopie Ihrer Steuererklärung
• einschließlich Nachweise für Ihre Erklärung, z.B. Lohnabrechnungen, Bescheinigungen, Bankunterlagen und Rechnungen, die als Nachweis für Ihre Ausgaben dienen können.

Nicht nur die Steuerverwaltung verlangt, dass Sie Dokumente aufbewahren.
Sie müssen für einen längeren Zeitraum auch notarielle Urkunden und Rechnungen aufbewahren.

Dokumente als Unternehmen aufbewahren

Auch wenn Sie Ihr eigenes Unternehmen haben, müssen Sie für den Fiskus zahlreiche Buchhaltungsunterlagen aufbewahren. Weitere Informationen über alle Daten, die Sie als Unternehmen aufbewahren müssen.

Eine privatschriftliche Urkunde ist eine Vereinbarung oder eine schriftliche Erklärung, die nach deren Aufsetzung von zwei Parteien unterzeichnet wird. Es handelt sich um das Pendant zu einer authentischen Urkunde, die meist von einem Notar aufgesetzt wird. In letzterem Fall spricht man auch von einer notariellen Urkunde.

Gesetzlich betrachtet ist jede Art von schriftlichem Vertrag, den Personen einvernehmlich vereinbaren und unterzeichnen, eine privatschriftliche Urkunde. Ein hierfür typisches Beispiel ist der Mietvertrag, den ein Vermieter mit einem Mieter abschließt. Für eine privatschriftliche Urkunde gelten keine spezifischen Formbedingungen. Sie können somit auch eine privatschriftliche Urkunde verwenden, um formell viele unterschiedliche Dinge festzustellen.

Eine privatschriftliche Urkunde besitzt auch Beweiskraft, aber in geringerem Maße als eine authentische Urkunde. Im Fall eines Verstoßes gegen die Vereinbarungen einer privatschriftlichen Urkunde müssen Sie sich zunächst an einen Richter wenden.

Privatschriftliche Urkunden im Überblick:

• schriftliche Vereinbarung oder schriftlicher Vertrag;
• wird von den betroffenen Parteien aufgesetzt und unterzeichnet;
• keine Formbedingungen; kann verschiedentlich verwendet werden;
• wird nicht von einem Notar oder einem anderen zuständigen Beamten bestätigt oder genehmigt;
• besitzt vor einem Gericht Beweiskraft, aber in geringerem Maße als eine notarielle oder andere authentische Urkunde.

Eine notarielle Urkunde ist ein Dokument, das von einem Notar aufgesetzt und anschließend in dessen Anwesenheit von den betroffenen Parteien, die in der Urkunde erwähnt werden, unterzeichnet wird. Die notarielle Urkunde ist die geläufigste Form der authentischen Urkunde, wobei die beiden Begriffe im Volksmund häufig gleichbedeutend verwendet werden.

Wie jede authentische Urkunde dient auch die notarielle Urkunde als Nachweis für eine Vereinbarung. Gängige Beispiele für notarielle Urkunden sind die vorläufige Verkaufsvereinbarung für eine Wohnung und der Ehevertrag. Eine notarielle Urkunde wird immer in festgelegter Form aufgesetzt und ist für bestimmte Transaktionen vorgeschrieben. Nach der Unterzeichnung oder Beurkundung einer notariellen Urkunde lässt der Notar die betreffende Urkunde beim zuständigen Registrierungsamt registrieren. Nach der Registrierung ist die Urkunde offiziell vollständig.

Eine notarielle Urkunde hat aufgrund ihrer offiziellen Form und der von einem Notar vorgenommenen zusätzlichen Überprüfungen eine stärkere Beweiskraft als eine einfachere privatschriftliche Urkunde. Die Bestimmungen einer notariellen Urkunde können deshalb ein wenig leichter durchgesetzt werden. So können Sie für die Eintreibung ausstehender Schulden, denen eine notarielle Urkunde zugrunde liegt, die Urkunde direkt von einem Gerichtsvollzieher vollstrecken lassen, ohne vorher den Weg über ein Gericht gehen zu müssen.

Die notariellen Urkunden im Überblick:

• aufgesetzt von einem Notar;
• gelesen und unterzeichnet (oder „beurkundet“) in Anwesenheit des Notars;
• in einigen Fällen, z.B. beim Kauf einer Wohnung, vorgeschrieben;
• besitzt eine stärkere Beweiskraft als eine privatschriftliche Urkunde.

Eine authentische Urkunde ist ein Dokument, das von einem zuständigen Beamten (oftmals ein Notar) aufgesetzt und anschließend in dessen Anwesenheit von den betroffenen Parteien unterzeichnet wird. Die Begriffe „authentische Urkunde“ und „notarielle Urkunde“ werden häufig gleichbedeutend verwendet, obwohl unter einer authentischen Urkunde auch Urkunden zu verstehen sind, die zum Beispiel von einem Gerichtsvollzieher oder dem Greffier eines Gerichts aufgesetzt werden.

Authentische Urkunden dienen als offizieller Nachweis für ein Abkommen, z.B. ein Ehevertrag oder eine vorläufige Verkaufsvereinbarung für eine Wohnung. Sie werden in einer festgelegten Form aufgesetzt und enthalten auch immer mehrere vorgeschriebene Elemente wie die Identität der betroffenen Parteien.

Die Beweiskraft einer authentischen Urkunde ist stärker als die einer Urkunde, die von Parteien einvernehmlich aufgesetzt wird (privatschriftliche Urkunde). Die Anwesenheit des Notars oder eines anderen Beamten bei der Unterzeichnung (in der Rechtssprache auch „Beurkundung“) der Urkunde garantiert, dass Sie in einem Streitfall eine authentische Urkunde direkt von einem Gerichtsvollzieher vollstrecken lassen können, ohne dass Sie vorher den Weg über ein Gericht gehen müssen.

Die wichtigsten Eigenschaften einer authentischen Urkunde im Überblick:

• aufgesetzt von einem gesetzlich zuständigen Beamten (meist von einem Notar);
• gelesen und unterzeichnet (oder „beurkundet“) in Anwesenheit des Notars oder eines anderen zuständigen Beamten;
• häufig verwendet für wichtige Vorhaben wie den Kauf eines Hauses;
• besitzt eine stärke Beweiskraft als eine privatschriftliche Urkunde.

Die verschiedenen Dokumente, die für den erfolgreichen Abschluss eines Schul- bzw. Ausbildungsabschnitts verliehen werden, sind Verwaltungsdokumente, die Rechtskraft besitzen.

Mit diesen Dokumenten

• haben Sie Anspruch auf bestimmte Leistungen,
• wird der erfolgreiche Abschluss eines Ausbildungsabschnitts bescheinigt,
• erhalten Sie Zugang zu einer höheren Ausbildungs – oder Qualifikationsstufe oder
• können Sie bestimmte Verwaltungsformalitäten erledigen.

Wenn Sie sich zum Beispiel für den öffentlichen Dienst bewerben, müssen Sie sie vorweisen, um an einer diesbezüglichen Prüfung teilnehmen zu können!

Wenn Sie sich um ein Stipendium bewerben oder eine Studentenunterkunft mieten möchten, dann müssen Sie eventuell auch Ihre Diplome vorzeigen. In diesem Fall geht es nicht darum, bei der zuständigen Behörde Ihr Qualifikationsniveau nachzuweisen, sondern Ihren Status als Student. Es kann auch sein, dass Sie  mehrere Jahre im Ausland zur Schule gegangen sind und Sie sich diese Jahre anerkennen lassen möchten. In diesem Fall müssen Sie ein Dossier zusammenstellen, das folgende Dokumente enthält:

• das Abschlusszeugnis der Sekundarschule (oder eine provisorische Bescheinigung über den erfolgreichen Abschluss, wenn Sie den Abschluss gerade erst gemacht haben),
• den Nachweis der Schulleistungen,
• einen Auszug der Geburtsurkunde im Original oder eine beglaubigte Abschrift des Personalausweises,
• ein Begründungsschreiben
• usw.

Über diese Plattform haben Sie Zugang zu allen Ihren notariellen Urkunden seit 2015. Verkaufskompromisse oder privatschriftliche Urkunden können hier nur gefunden werden, wenn Sie sie selbst in Izimi hochgeladen haben oder wenn Ihr Notar dies getan hat.

DAS IST JETZT MÖGLICH!

In der Tat können Sie von nun an auch Kopien von authentischen Urkunden gesichert mit Ihren Kontakten, darunter auch mit dem Notariatsbüro, teilen – unkompliziert, einfach und sicher.

1. Sie hatten bislang bereits die Möglichkeit, von Ihrem persönlichen Safe aus (in der Rubrik „Dienste“) eine Ihrer Urkunden über einen Link zu dieser in NABAN (der Bank für notarielle Urkunden) gespeicherten Urkunde abzurufen. Da es sich jedoch bei dieser Option lediglich um einen Link und nicht um ein Dokument handelt, ist es nicht möglich, dieses Dokument zu teilen oder es bei einer Übertragung des Safes aufgrund eines Ablebens zu übertragen.
2. Eine zweite Option ermöglicht Ihnen, in NABAN eine Kopie der Urkunde zu erstellen und diese in Ihren persönlichen Izimi-Safe hochzuladen. Sie erhalten dadurch ein Dokument, das geteilt und übertragen werden kann. Beachten Sie jedoch, dass es sich dabei um eine Kopie und nicht um eine authentische Urkunde handelt.

 Weitere Informationen unter „Warum ein Dokument beglaubigen lassen“?

Das Aufsetzen eines eigenhändigen Testaments, d.h. ohne Unterstützung eines Notars, kann Komplikationen oder Risiken mit sich führen. Wenn Sie einen Notar zurate ziehen, stellen Sie sicher, dass Ihr Testament rechtlich einwandfrei ist und Ihrem Willen nach Ihrem Ableben Folge geleistet wird. Sehen Sie auch: https://www.notaire.be/nouveautes/detail/4-raisons-pour-lesquelles-il-vaut-mieux-faire-son-testament-chez-un-notaire (diese Seite ist nicht auf Deutsch abrufbar).

Es ist durchaus möglich, ein Testament aufzusetzen, ohne einen Notar hinzuzuziehen. Dies nennt man ein eigenhändiges Testament. Dabei handelt es sich um ein Dokument, das der testamentarische Erblasser selbst aufgesetzt hat. Es gelten 3 Voraussetzungen, damit dieses Dokument rechtswirksam ist:

• das Testament muss ungeachtet des Trägers von der betreffenden Person handschriftlich verfasst werden (es darf also nicht mit der Maschine geschrieben werden).
• das Dokument muss datiert werden, um insbesondere zu vermeiden, dass es zu Unklarheiten kommt, sollten mehrere Versionen bestehen.
• das eigenhändige Testament muss mit der gewöhnlichen Unterschrift versehen werden.

Hinweis: Bei einem handschriftlichen Testament hat die digital aufbewahrte Kopie keinerlei Beweiskraft und kann nur als Anscheinsbeweis angesehen werden.

Es ist auch stets ratsam, für das Aufsetzen seines Testaments einen Notar hinzuzuziehen, um sicherzustellen, dass das Testament rechtlich einwandfrei ist.

Sobald eine Urkunde unterzeichnet wurde, muss der Notar sie an das Registrierungsbüro senden und dort registrieren lassen (laut Gesetz muss das Registrierungsprotokoll spätestens 14 Tage nach Urkundendatum verfügbar sein).
Jeder Bürger kann somit seine Urkunde über Izimi etwa 14 Tage nach Unterzeichnung der Urkunde in der Bank für notarielle Urkunden (NABAN) einsehen.