Wie lange muss ich Arbeitsverträge aufbewahren?

Eine Arbeitsvereinbarung oder ein Arbeitsvertrag ist ein Abkommen zwischen einem Arbeitnehmer und einem Arbeitgeber. Der Arbeitnehmer verpflichtet sich, für einen vereinbarten Lohn eine bestimmte Arbeit zu verrichten.

Ein solches Abkommen enthält die folgenden Informationen:

• Name und Adresse des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers;
• Datum des Beginns (und eventuell Datum des Endes) der Beschäftigung;
• Arbeitsort;
• Beschreibung der zu verrichtenden Arbeit;
• Entlohnung und Berechnungsmethode;
• Arbeitszeit und Arbeitsstundenplan.

Die Arbeitsvereinbarung muss nicht in Papierform sein

Damit eine Arbeitsvereinbarung gültig ist, muss kein schriftlicher Vertrag vorliegen. Auch der mündliche Abschluss einer Arbeitsvereinbarung ist durchaus rechtswirksam. Es ist nichtsdestotrotz ratsam, die vereinbarten Bedingungen schriftlich festzuhalten, um im Nachhinein Diskussionen zu vermeiden.

Aufbewahrungsfrist von Arbeitsverträgen

Für die meisten Arbeitsvereinbarungen besteht keine Aufbewahrungspflicht. Das ist logisch, denn Sie können eine solche Vereinbarung ja auch mündlich schließen. Dennoch ist es ratsam, einen schriftlichen Arbeitsvertrag aufzusetzen und ihn nach dessen Beendigung noch mindestens ein Jahr lang aufzubewahren.

Hingegen müssen Sie Arbeitsverträge, die Studentenjobs und Beschäftigungen von Heimarbeitern betreffen, fünf Jahre lang ab dem ersten Tag nach Beendigung des Arbeitsvertrags aufbewahren. Es schadet deshalb nicht, auf Nummer sicher zu gehen und alle Arbeitsvereinbarungen nach Beendigung des jeweiligen Arbeitsverhältnisses noch bis zu fünf Jahre lang aufzubewahren. Anschließend sollten Sie sie vernichten, denn gemäß DSGVO dürfen Sie personenbezogene Daten nur so lange aufbewahren, wie sie wirklich notwendig sind.